Costa Brava 的客户以及 Eduardo Murad (ALAGEV) 认为，通过自动化进行预算控制可以提高灵活性并实现更详细的支出
管理商务差旅涉及许多职责和细节。其中之一就是预算控制。一些公司在控制员工差旅成本和费用时，没有正确定义流程，而是采用仍然手动的管理形式。鉴于此，CI&T （布拉瓦海岸客户）旅行与车队团队负责人Fernanda Braga表示，在迁移到自动化旅行管理之前，旅行者和管理人员之间存在“电子邮件往来”。毕竟，在像 CI &T这样专门提供数字解决方案的跨国公司中，成本中心审批结构相当详细和官僚主义，Fernanda 说。
“大约两年前，我们决定与 Costa Brava 合作采用旅行自动化系统。从那时起，我们能够为旅客提供更多便利，例如自主性和速度。我们不再需要通过邮件往来来获得旅行批准并开始旅行。如今，我们变得敏捷，并为员工提供自助服务。”CI&T 旅行与车队团队负责人 Fernanda Braga 说道。
无论公司规模如何，使用明确定义的内部流程来实现工作效率是必不可少的。这就是Costa Brava客户成功部客户经理 Rosangela Duarte所相信的。
她甚至引用了我们的一位客户的例子。它表示该公司在旅行管 丹麦电报号码 理自动化系统中的环境与ERP * 进行了集成。换句话说，在创建旅行申请时，系统通过集成向ERP查询旅行申请中输入的成本中心中可用的预算。因此，只有在有预算的情况下，该流程才会继续。如果不是，则不会创建请求。 “这提供了 100% 的预算控制 并符合指定的旅行预算，”Rosangela 说。
因此，通过技术系统实现流程自动化是关键。这也是我们特别采访的对象、 ALAGEV（拉丁美洲商务旅行和活动经理协会）执行董事Eduardo Murad的观点。
除了简化任务并减少执行任务所需的时间之外，使用这些系统还有助于减少人为错误。了解技术如何帮助您的公司节省时间和资源。
手工预算控制管理的问题
公司内部关于企业差旅政策的讨论越来越多。这主要由于商务旅行次数增加所致。这给员工和组织都带来了责任和风险。随着全球化，国际旅行也随之增加，而且由于开支越来越大、种类越来越多，预算控制也变得更加复杂。
考虑到这一点，我们可以思考使用手动流程的局限性。尽管对于公司来说速度慢且成本高，但这些方法的使用仍然相当普遍。问题在于，它们使得控制企业差旅政策变得极其困难。而且，手动管理会影响流程的进度，因为它使正确遵守内部规则变得更加困难。
“大多数公司仍然坚持手动方法，例如电子表格，或与 ERP 集成的离线方法。毕竟，这些手动流程只能展示费用的总体概况，而无法提供可优化内容的完整可见性。”ALAGEV 总监 Eduardo Murad 评论道。
我们客户成功部门的客户经理 Rosangela Duarte 补充道：
“我相信，在短时间内，会有更多的人采用能够缩短处理时间、提高员工和管理层生产率以及提高安全性的方法。”
此外，在会计工作中，使用传统系统可能会对预算控制产生反作用， 因为这意味着要对发票和过多的文件进行全面分析。因为它们是纸质的，所以很容易丢失或损坏，从而间接给公司带来更高的成本。
“专业的旅行管理系统使旅行者和管理人员的生活变得更加轻松。遵守旅行政策变得更加容易。还可以拍摄收据并将其计入费用。换句话说，旅行者不需要携带很多收据，也不必担心丢失收据，从而在报告时造成混乱，”穆拉德说。