除了应用程序之外，另一个影响生产力的因素是无法在正确的时间找到正确的文档——85 % 的员工每周至少要花一到两个小时来搜索信息。但这不仅仅是中央服务器上的文档的问题。在 PR 工作中，很多关键信息都是通过电子邮件传递的。而且，虽然搜索功能很有用，但有时您只需要随时掌握信息。这时电子邮件文件夹就派上用场了。
我通常建议按照服务器文件夹的排序方式来组织电子邮件文件夹。这样，系统就会镜像并轻松对齐。这一点至关重要，尤其是当您在有多个客户的代理机构工作时。
使用电子邮件文件夹，您还可以决定要获得的粒度。例如，我在每个客户下都有电子邮件文件夹，用于存放分析师、奖项、内容、活动、新闻稿等。但对于某些客户，我可能会进一步细分，这样“内容”就变成了署名文章、案例研究、博客文章等；或者“活动”变成了 SXSW、TechCrunch Disrupt、VMworld 等。而对于其他客户，尤其是长期客户，我会按年份细分。
专业提示：在客户文件夹名称前面加一个星号，以便它们首先填充 - 仍然按字母顺序排列，但现在它们将出现在任何其他不太重要的文件夹之前，例如新闻稿、人力资源、博客等。并且，请务必使 巴拉圭 WhatsApp 数据 用电子邮件规则自动将不太重要的电子邮件/信息过滤到那些指定的文件夹中。
4. 数字待办事项清单
对于许多公关专业人士来说，待办事项清单是一件私人的事情。我见过各种各样的待办事项清单，从复杂的、颜色编码的、自动生成的电子表格，到每天开始时重新制作的实体手写清单。但我非常提倡以数字形式保存待办事项清单——比如在 Google 文档中，甚至是电子邮件草稿中。这种格式非常有用，因为它允许你随着优先级的变化而移动事项，同时还可以在任何地方访问它。
然而，我经常发现待办事项清单的一个大问题（也是我在职业生涯早期犯过的错误！）是，人们在完成自己那部分任务后，往往会将另一部分任务从待办事项清单中划掉；但这并不意味着它就完全从你的清单上删除了。
例如，您可能已经起草了该奖项申请书并将其发送给客户进行审核。完成了！对吗？错。您可能还需要处理与该待办事项相关的后续步骤 - 例如跟进客户、进行编辑并在截止日期之前提交（或者更有可能要求延长截止日期）。这就是为什么使用数字列表，您可以设置一个代码来表示您的第一部分已完成，但可能仍需要检查 - 我的做法是将项目符号从开口圆圈更改为封闭圆圈以进行检查。非常简单！
另一个整理数字待办事项清单的技巧——随着你不断向上移动，它尤其有效——就是将其分为两类：“待办”和“待审核”。这可以帮助你跟踪自己的任务以及团队中其他人的任务。这是一个很棒的管理技巧，可以帮助你关注那些不直接在你手上的任务，但你可能仍需负责并记得检查的事情。