金融优先：金融行业如何实现无纸化并保持合规

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文件保留是金融行业的一个大问题，联邦存款保险公司、金融业监管局和证券交易委员会等机构都要求提供过去五年或更长时间的准确记录 ，以保持合规性。

实施文档管理软件目前还不是法律上的必需，但这种情况可能会在2016财年发生变化，因为证券交易委员会计划 增加225名员工来加强监督。

许多大型机构已经推出无纸化平台，这使得美国证券交易委员会和其他监管机构的审计更加顺利地进行。

不仅仅是环保
去年，佳能业务流程服务部进行了一项研究，发现 超过 62% 的受访者 德国手机数据 仍然手动处理超过 75% 的年度发票量。当除了常规人事记录外，还必须跟踪持续的认证、测试和专业培训时，人力资源记录可能会成为更大的麻烦。

无纸化项目 指出，普通员工花费 30% 到 40% 的时间搜索存储在电子邮件和文件柜中的信息，而一个典型的四抽屉文件柜可容纳约 10,000 到 12,000 条记录，每年花费 1,500 美元。此外，大型组织每 12 秒就会丢失一份文件，这可能会给公司带来 350 到 700 美元的损失。

在表格驱动的行业中，无纸化可以减少错误率和时间浪费，并可以实现重复的手动数据输入的自动化。

纸质文件在办公室入室盗窃和自然灾害期间容易被盗窃、篡改或丢失，而基于云的文档管理软件可以在这些情况下保护数据。由于首席财务官和其他顶级财务决策者必须遵守更高的安全标准，无纸化办公除了简单的流程改进和效率提高之外，还能为企业降低风险带来好处。

值得考虑的无纸化解决方案
在数字时代，无纸化业务解决方案可轻松完成各种冗余任务。与大多数企业应用程序一样，这些解决方案正越来越多地转向基于云或云混合的应用程序。金融领域有三种关键的无纸化解决方案值得考虑。

电子签名
首先是电子签名的实施。DocuSign 和RightSignature都 可以轻松集成到 Microsoft Word、Adobe Acrobat 和其他文档创建和编辑软件中。这可以快速轻松地处理签名，同时改善工作流程，因为它无需等待快递员亲自递送需要签名的文件。

光学字符识别系统
其次，光学字符识别系统可以自动输入数据，提高生产率和效率。数据输入费力又费钱，但在基于表单的环境中，企业光学字符识别程序可以自动完成操作。这些程序甚至可以配置为识别标准化表单上的特定字段，以便轻松数字化某些信息。此外，可搜索的目录比文件柜效率高得多。