数字系统
更现代的复印方法是使用数字系统，将原始文件复制到内存中。然后使用激光将已从原始文件复制的信息印在机器内的鼓上，涂上碳粉并打印文件副本。由于数字复印机可以连接到办公室内的不同网络，因此可以将已复制的图像发送到该网络上的另一台设备。数字文档共享是一项对许多企业非常有用的功能。
在家庭商务层面，复印机与打印机交叉使用。它们体积小巧，专为桌面设计，通常只有一个纸盘和一个出纸盘。它们的墨水成本和每页成本 (CPP) 都很高，但几乎不需要投资或维护。这一级别的打印机使用寿命为三至五年，设计为可更换而非维修。
在小型企业层面，复印机通常具备各种功能，包括分类、装订和 加纳whatsapp 数据 制作多套文件。这些复印机可以购买或租赁，通常附带维护计划。这些机器的使用寿命为 5 至 10 年。旧机器可以出售或换新复印机。即使包括维护成本，这些机器的 CPP 通常也非常出色。
商用级机器专为复印/打印机构、咖啡店、办公楼、邮局和繁忙的办公室而设计，这些地方的人们需要复印大量不同形状和大小的复印件，复印件的纸张和装订方式也多种多样。商用机器通常配有精密的触摸屏，可以进行部门会计、访问代码和读卡器附件。
在高端，这些机器可以打印梳式装订报告、骑马钉装订目录和多环活页夹中的报告。速度非常快——即使是彩色的——而且 CPP 非常低。虽然这些机器的使用寿命并不比小型企业级机器长，但它们的设计目的是日夜不停地大批量运行。
复印机通常有三个定价等级。下表总结了其中的一些差异。
在选择办公室复印机时，有两种付款方式可供选择。可以直接购买或从供应商处租赁。决定取决于寻找复印机的公司的财务状况，以及其当前需求和未来计划。翻新设备加上良好的服务合同通常可以以便宜的价格买到。
从供应商处租用机器有其优点和缺点。租用一台大型多功能复印机的费用可能在每月 100 到 500 美元之间。这看起来可能很昂贵；但是，通常包括维护合同。租赁还允许企业根据需要升级或降级。如果您是做出租赁决定的人，请务必仔细检查租赁合同，因为可能存在有关系统升级或降级频率的规则和规定，以及隐藏的维护费用。
选择供应商
在选择购买复印机的供应商时，需要考虑很多因素；但是，一旦确定了某些考虑因素，就可以更容易地做出这个决定。
在决定使用哪种复印机之前，需要考虑的一个重要方面是它在一天或一周的时间内需要完成的复印量。如果工作量非常大，那么投资一台大型多功能复印机可能是值得的，该复印机每分钟复印页数 (PPM) 很高，还具有自动进纸和分类功能。这是假设有许多长文档需要复印。如果在规定时间内需要完成的复印量很少，请考虑这个数量将来是否会增加。由于业务扩展而增加工作量的可能性越大，投资更全面的系统就越值得。