文档存储库还可以通过版本控制来保护您的文档免受不必要的更改（无论是恶意更改还是错误更改），版本控制可以跟踪对文档所做的所有更改并记录更改者。管理员可以设置权限来控制谁可以访问哪些文档以及谁可以进行哪些类型的更改。此功能有助于保护文档的完整性，并确保所有更改仅由适当的人员进行。
您可以使用文档存储库系统与员工或团队成员共享和分发文档。该系统允许您以任何您需要的方式发送文档，包括电子邮件或文件传输协议。
文档存储库可以为您的企业带来多种好处，从文档保护到团队成员之 亚美尼亚whatsapp 数据 间更轻松的协作，所有这些都内置在系统中。
1. 索引
索引使检索和组织文档变得容易。在此过程中，您的所有文件都会根据您可以自定义的特定标准（例如文件功能或大小）通过文件系统中的元数据进行分类和注册。
2. 安全
使用文档存储库有助于通过加密数据和其他保护措施来保护您的信息和文件，因为数据泄露或存储问题导致数据丢失或未经授权的用户访问敏感文档可能会对您的业务造成灾难性的影响。文档存储库提供托管访问控制、审计跟踪、自动备份和密码保护等保护措施。如果发生火灾或洪水等灾难，您的文件将安全地存储在云中，远离物理伤害。
3.可扩展性
计算机化存储相对于传统存储的一个主要优势是能够随着业务的发展而扩展或发展系统。但是，要利用这一优势，您需要选择允许您稍后添加高级功能或升级到更高计划的软件，这样您就不必切换软件。
4. 合作
文档存储库让用户能够轻松共享和协作处理文档。寻找实时编辑、文件共享、文档共享、与 Google Docs 或 Microsoft Teams 等程序集成以及访问限制等工具。
5. 集成
如果您的企业使用 CRM 应用程序或 ERP 数据库，请寻找与这些程序集成的单一存储库或 DMS。这将使您的日常工作流程变得更加轻松，因为您可以访问、编辑、备份和监控在 CRM 或 ERP 中创建的文档。大多数电子文档管理系统都与电子邮件程序（例如 Microsoft Outlook）集成。