只需 3 個步驟即可實現業務流程自動化
Posted: Sat Dec 21, 2024 4:23 am
正如我們上面所說，自動化流程需要策略規劃才能獲得可靠的結果。監督該專案的任何人都需要對公司的運作有深入的了解，以及溝通和領導技能，以指導您的團隊完成入職流程並幫助他們採用新系統。
當您找到合適的人來管理變革時，請先退後一步。
第 1 步：繪製現有流程以尋找自動化機會
當您分解流程時，您可能會發現在從接收到交付的每個階段實現自動化的機會。為了確保您不遺餘力，請先建立流程圖或工作流程圖，讓您了解工作的全部範圍。
建立流程圖意味著逆向工作並考慮對可交付成果做出貢獻的人員、個人任務和子階段。
這也將幫助您了解這些元素如何互連，因為創建跳過重要步驟或疏遠團隊部分內容的自動化是沒有意義的。
淺綠色背景上的wrike甘特圖的產品螢幕截圖
此階段最常見的陷阱是忽略流程中的依賴步驟。
當您嘗試將獨特的流程融入標準範本時，您很可能會錯過 手機號碼清單 稍後變得至關重要的東西。因此，為了最大限度地降低風險，請選擇對您完成的工作有意義的視覺化。
例如：
甘特圖可視化相關任務以及工作從構思到完成的關鍵路徑。這是查看具有清晰可交付成果的線性工作的有效方法。
看板 將 工作流程的各個階段視覺化，您的產出可以在流程中相互獨立地前後移動。這是了解您的能力以及可以解決的 業務流程管理(BPM) 瓶頸的好方法。
專案時間表 透過嚴格的日曆可視化時間敏感的專案。當不同的團隊需要安排他們的工作以便為每個新階段做好準備時，這非常有用。
當您選擇準確反映流程的地圖時，您將能夠更好地識別工作風險並找到自動化的最佳機會。
第 2 步：設定目標
如果您清楚自己想要實現的目標，那麼對業務流程（包括自動化）的任何變更都更有可能產生持久的正面影響。當您在進行更改之前決定目標時，您可以選擇正確的工具，與團隊溝通並證明更改的結果。
為了給自己最大的成功機會，請選擇SMART 目標。該原則為您提供的目標是：
具體的
可測量的
可實現的
相關的
有時間限制
作為此流程的一部分，您還將定義用於衡量目標實現情況的KPI 。這將幫助您證明自動化的結果，並就未來如何開發流程做出明智的決策。
淺綠色背景下的wrike儀表板的產品螢幕截圖
第 3 步：選擇並實施自動化工具
您可以選擇一系列不同的工具來自動化您的工作，選擇正確的工具可以決定您的業務流程的成敗。
例如：
即使是最基本的任務追蹤應用程式也可以集中您的待辦事項清單並將任務分配給某些人員，以便在任務狀態更改時自動通知他們。如果您只想建立任務範本並減少發送的電子郵件數量，那麼像這樣的工具就可以解決問題。
校對和批准工具將負責流程的特定方面，並自動建立記錄，記錄誰審核了您的輸出以及何時審核。如果您為客戶產生大量文件或設計資產，這些工具提供了一種在一個空間中完善和追蹤合規流程的方法。
日程安排工具將儲存訊息和貼文並自動發布它們，以便您能夠在截止日期前完成。如果您跨時區工作，這些自動化工具可以讓您更輕鬆地與全球受眾建立聯繫。
專案管理協作工具至少應將日程安排和討論功能結合在一起，並儲存檔案以便輕鬆存取。當您的工作變得更加複雜並且需要引入不同類型的基於規則的自動化時，值得在這裡考慮您的選擇。
無論您選擇什麼工具，請尋找：
無程式碼或低程式碼自動化， 因此您無需軟體工程師即可管理您的設置，並更快地將更改付諸實踐
與現有堆疊的強大 API 集成， 因此您可以將工具整合在一起並減少團隊需要管理的單獨流程的數量
安全功能， 以合規方式處理敏感資料並消除流程中的薄弱環節
追蹤和報告功能，以便您可以即時判斷自動化的成功和價值
您將在我們的軟體中找到所有這些功能以及更多功能。
當您找到合適的人來管理變革時，請先退後一步。
第 1 步：繪製現有流程以尋找自動化機會
當您分解流程時，您可能會發現在從接收到交付的每個階段實現自動化的機會。為了確保您不遺餘力，請先建立流程圖或工作流程圖，讓您了解工作的全部範圍。
建立流程圖意味著逆向工作並考慮對可交付成果做出貢獻的人員、個人任務和子階段。
這也將幫助您了解這些元素如何互連，因為創建跳過重要步驟或疏遠團隊部分內容的自動化是沒有意義的。
淺綠色背景上的wrike甘特圖的產品螢幕截圖
此階段最常見的陷阱是忽略流程中的依賴步驟。
當您嘗試將獨特的流程融入標準範本時，您很可能會錯過 手機號碼清單 稍後變得至關重要的東西。因此，為了最大限度地降低風險，請選擇對您完成的工作有意義的視覺化。
例如：
甘特圖可視化相關任務以及工作從構思到完成的關鍵路徑。這是查看具有清晰可交付成果的線性工作的有效方法。
看板 將 工作流程的各個階段視覺化，您的產出可以在流程中相互獨立地前後移動。這是了解您的能力以及可以解決的 業務流程管理(BPM) 瓶頸的好方法。
專案時間表 透過嚴格的日曆可視化時間敏感的專案。當不同的團隊需要安排他們的工作以便為每個新階段做好準備時，這非常有用。
當您選擇準確反映流程的地圖時，您將能夠更好地識別工作風險並找到自動化的最佳機會。
第 2 步：設定目標
如果您清楚自己想要實現的目標，那麼對業務流程（包括自動化）的任何變更都更有可能產生持久的正面影響。當您在進行更改之前決定目標時，您可以選擇正確的工具，與團隊溝通並證明更改的結果。
為了給自己最大的成功機會，請選擇SMART 目標。該原則為您提供的目標是：
具體的
可測量的
可實現的
相關的
有時間限制
作為此流程的一部分，您還將定義用於衡量目標實現情況的KPI 。這將幫助您證明自動化的結果，並就未來如何開發流程做出明智的決策。
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第 3 步：選擇並實施自動化工具
您可以選擇一系列不同的工具來自動化您的工作，選擇正確的工具可以決定您的業務流程的成敗。
例如：
即使是最基本的任務追蹤應用程式也可以集中您的待辦事項清單並將任務分配給某些人員，以便在任務狀態更改時自動通知他們。如果您只想建立任務範本並減少發送的電子郵件數量，那麼像這樣的工具就可以解決問題。
校對和批准工具將負責流程的特定方面，並自動建立記錄，記錄誰審核了您的輸出以及何時審核。如果您為客戶產生大量文件或設計資產，這些工具提供了一種在一個空間中完善和追蹤合規流程的方法。
日程安排工具將儲存訊息和貼文並自動發布它們，以便您能夠在截止日期前完成。如果您跨時區工作，這些自動化工具可以讓您更輕鬆地與全球受眾建立聯繫。
專案管理協作工具至少應將日程安排和討論功能結合在一起，並儲存檔案以便輕鬆存取。當您的工作變得更加複雜並且需要引入不同類型的基於規則的自動化時，值得在這裡考慮您的選擇。
無論您選擇什麼工具，請尋找：
無程式碼或低程式碼自動化， 因此您無需軟體工程師即可管理您的設置，並更快地將更改付諸實踐
與現有堆疊的強大 API 集成， 因此您可以將工具整合在一起並減少團隊需要管理的單獨流程的數量
安全功能， 以合規方式處理敏感資料並消除流程中的薄弱環節
追蹤和報告功能，以便您可以即時判斷自動化的成功和價值
您將在我們的軟體中找到所有這些功能以及更多功能。